Les erreurs comptables courantes des médecins libéraux et comment les éviter

La comptabilité est souvent considérée comme une tâche fastidieuse et chronophage pour les médecins libéraux, qui préfèrent se concentrer sur leur pratique médicale plutôt que sur les chiffres. Cependant, la comptabilité est une partie essentielle de la gestion d’un cabinet médical efficace. Elle permet de suivre les flux de trésorerie, de gérer les factures, de préparer les déclarations fiscales et de se conformer aux obligations légales. Les erreurs de comptabilité peuvent avoir des conséquences financières graves pour un cabinet médical, allant d’amendes et de pénalités fiscales à la perte de confiance des patients et des partenaires commerciaux. Dans cet article, nous examinerons les erreurs courantes que les médecins commettent en matière de comptabilité et nous fournirons des conseils pratiques pour les éviter.

Quels sont les erreurs de comptabilité courantes chez les médecins libéraux ?

Comme tout entrepreneur, les médecins libéraux sont soumis à des obligations comptables. La comptabilité peut être une tâche fastidieuse. De ce fait, il existe des erreurs courantes que nous constatons régulièrement en tant qu’expert-comptable.

Voici les erreurs comptables les plus courantes chez les médecins libéraux :

Ne pas tenir une comptabilité régulière

Les tâches comptables font parties des tâches pour lesquelles on est facilement tenté de remettre à demain. Hors, cela peut entraîner une accumulation de travail administratif et une perte de vue sur les finances de l’entreprise, ainsi qu’un risque de non-conformité aux obligations légales.

C’est une des erreurs les plus courantes et nous la constatons dans de nombreux secteurs !

Comment éviter les erreurs de comptabilité et ne plus avoir de comptabilité en retard ?

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui permettent d’automatiser et de digitaliser au maximum votre comptabilité. Cela permet donc de vous faciliter la tâche et vous permet d’y perdre le moins de temps possible.

Confondre comptabilité personnelle et comptabilité professionnelle

Lorsque l’on exerce une activité libérale, il faut créer son entreprise. Votre entreprise est une entité morale qui diffère de vous, entité physique. Vous et votre entreprise êtes alors regardé comme deux personnes différentes. C’est pourquoi, il ne faut pas mélanger les finances personnelles et professionnelles ! Cela peut rendre difficile la compréhension de la situation financière de l’entreprise et peut entraîner des erreurs dans les déclarations fiscales.

Comment bien séparer comptabilité personnelle et professionnelle ?

1. Posséder des comptes bancaires et des cartes de crédit distincts pour chaque catégorie.

Ainsi les dépenses personnelles sont à votre nom et les dépenses professionnelles au nom de votre entreprise.

1. Compartimentez vos sources de revenu

Il est conseillé de séparer les revenus provenant de sources extérieures de ceux de votre cabinet médical afin d’éviter les confusions financières. Le mélange des finances peut poser des problèmes lors de la période de déclaration des revenus, car il devient difficile de déterminer comment chaque source de revenus sera imposée. Si l’argent provenant d’une source extérieure est déposé dans le compte du cabinet médical, il devient difficile de savoir d’où vient chaque transaction et cela peut causer des problèmes de comptabilité.

1. Bien se renseigner sur votre régime d’imposition

Il est essentiel de posséder des comptes bancaires distincts, surtout si le cabinet médicale est imposé sur le revenu des sociétés, tandis que les particuliers sont imposés sur le revenu des particuliers. Si des dépenses ou des actifs personnels sont ajoutés à la déclaration de revenus de l’entreprise, cela risque de provoquer une déclaration incorrecte, entraînant une augmentation de l’impôt à payer, des pénalités et des honoraires comptables supplémentaires

Ne pas tenir une comptabilité analytique

La comptabilité analytique, également appelée comptabilité de gestion, est une méthode de comptabilité qui vise à suivre et à analyser les différents flux de trésorerie au sein d’un cabinet. Elle permet de mesurer et d’analyser les coûts et les bénéfices de chaque activité, de chaque produit ou service, ou de chaque patient.

En ne séparant pas les différents flux de trésorerie liés à l’activité médicale (honoraires, remboursements de la sécurité sociale, remboursements mutuelles, etc.), les médecins peuvent ne pas avoir une vue d’ensemble sur les recettes et les dépenses, ce qui peut entraîner des erreurs dans la gestion financière.

Comment bien tenir sa comptabilité ?

1. Déterminer les centres de coûts : Pour avoir une vue d’ensemble de l’ensemble de votre activité médicale, vous devez identifier les centres de coûts. Il peut s’agir de départements, de projets ou d’activités spécifiques.
2. Allouer les coûts : Vous devez déterminer les coûts directs et indirects liés à chaque centre de coûts. Les coûts directs sont facilement attribuables à un centre de coûts particulier, tels que les salaires et les fournitures. Les coûts indirects, comme les frais généraux, nécessitent une certaine allocation.
3. Utiliser un système de comptabilité analytique : Les outils de comptabilité analytique vous permettent de suivre les coûts et les dépenses liés à chaque centre de coûts.
4. Analyser les résultats : L’analyse des résultats vous permet d’identifier les centres de coûts qui génèrent des coûts élevés ou des bénéfices faibles. Vous pouvez ensuite ajuster votre stratégie pour améliorer votre rentabilité.
5. Mettre à jour régulièrement : Il est important de mettre à jour régulièrement votre comptabilité analytique pour avoir une vue précise et en temps réel de votre activité.

Ne pas faire attention aux échéances fiscales

En tant que professionnel de la santé, vous êtes très occupé par vos pratiques médicales et vos patients. Se préoccuper des échéances fiscales en plus constitue une charge mentales conséquente. Et pourtant, en ne respectant pas les délais pour le paiement des impôts et des cotisations sociales, les médecins peuvent se retrouver confrontés à des pénalités et des amendes.

Comment éviter les erreurs d’échéances fiscales ?

C’est pourquoi vous pouvez choisir de faire appel à un expert-comptables médecin. Notre rôle est de penser à cela pour vous et de faire en sorte que vous soyez à jour dans toutes vos déclarations fiscales.

Afin de n’oublier aucune échéance fiscal, sachez qu’il existe un calendrier fiscal officiel sur le site du gouvernement. Vous pouvez consulter ce dernier ici.

Ne pas bien gérer ses notes d’honoraires

Les factures jouent un rôle crucial tant pour les médecins que pour les patients. Pour les professionnels indépendants, elles sont un élément clé de diverses opérations comptables, servant d’enregistrement des services fournis. Quant aux patients, elles leur permettent de bénéficier d’un reçu pour pouvoir prétendre à un remboursement. La gestion des factures doit être rigoureuse pour éviter les erreurs de facturation, les retards de paiement, les pertes de factures et les erreurs comptables.

Comment éviter les erreurs de factures ?

Les médecins qui gèrent leur propre activité médicale ont souvent recours à l’externalisation de plusieurs tâches afin de se concentrer sur leur activité principale. L’un de ces domaines pouvant être externalisé est la comptabilité, qui peut être confiée à un expert-comptable. De plus en plus de professionnels indépendants optent pour cette, notamment pour la gestion de leurs factures d’honoraires. Les outils de facturation mis en place par votre expert-comptable médecin génèrent automatiquement des notes d’honoraires en incluant toutes les informations obligatoires, tout en centralisant et conservant les factures pendant plusieurs années. Ainsi, un médecin libéral peut accéder à ses factures depuis n’importe où, depuis son ordinateur ou son smartphone, modifier le prix d’un honoraire et émettre une facture en quelques clics à un particulier ou à un autre professionnel.

Ne pas faire appel à un expert-comptable spécialisé

Il est donc important de travailler avec un expert-comptable spécialisé pour éviter ces erreurs et optimiser la gestion financière de son cabinet médical. Travailler avec un expert-comptable médecin vous permet de vous recentrer sur votre activité médicale, de gagner du temps et de réduire votre charge mentale.

1. Économie de temps : la gestion de la comptabilité peut être très chronophage pour un médecin libéral. En confiant cette tâche à un expert-comptable, il peut se consacrer pleinement à son activité professionnelle.
2. Fiabilité des informations : un expert-comptable est un professionnel aguerri dans le domaine de la comptabilité. Il maîtrise parfaitement les règles et les normes comptables en vigueur, ce qui permet de garantir la fiabilité des informations comptables.
3. Optimisation fiscale : un expert-comptable peut aider un médecin libéral à optimiser sa fiscalité en choisissant le régime fiscal le plus adapté à sa situation et en lui prodiguant des conseils pour réduire son taux d’imposition.
4. Sécurité juridique : en cas de contrôle fiscal, la présence d’un expert-comptable est un atout majeur. Il peut accompagner le médecin libéral dans toutes les étapes du contrôle et s’assurer que toutes les obligations fiscales et comptables sont respectées.
5. Conseils personnalisés : un expert-comptable peut accompagner le médecin libéral dans la gestion de son entreprise en lui prodiguant des conseils personnalisés. Il peut l’aider à élaborer un plan financier, à mettre en place une stratégie d’investissement, etc.