Les obligations comptables des agences immobilières

Comme toutes entreprises, les agences immobilières doivent respecter des obligations comptables. Chaque type d’activité à son lot de spécificité et les agences immobilières n’échappent pas à la règles. Les spécificités comptables des agences immobilières dépendent du type d’activités exercées ( ventes immobilières, locations meublées, gestion immobilière…) ainsi qu’à leur régime fiscal. Découvrons ensemble les obligations comptables des agences immobilières.

Les obligations comptables liées aux activités des agences immobilières

Toutes les activités réalisées par les agences immobilières font l’object d’obligations comptables. Dans une agence immobilière, il y a généralement trois types d’honoraires : les honoraires de transaction, de gestion locative et de syndic.

Ventes immobilière et enregistrement des honoraire de transaction

Les honoraires de transaction se gerent séparément des honoraires de gestion et leur enregistrement est similaire à celui de toute vente standard. Il est essentiel de porter une attention particulière aux honoraires enregistrés et encaissés près de la date de clôture de l’exercice financier.

En pratique, il faut concilier les factures enregistrées en fin d’exercice avec les actes notariés. Il est également important de vérifier les factures émises au début de l’exercice suivant. Une analyse régulière des comptes clients créditeurs est indispensable pour détecter d’éventuelles commissions non facturées ou non enregistrées. Enfin, un contrôle des sommes perçues au titre des honoraires de vente, notamment par le biais du relevé bancaire du mois suivant la clôture de l’exercice, permet de garantir que toutes les commissions ont été correctement comptabilisées pour la période.

Locations et gestion immobilière et enregistrement des honoraires de gestion

Les honoraires de gestion font référence à la rémunération perçue pour les services de gestion fournis aux propriétaires de biens immobiliers.

Les logiciels de gestion immobilière automatisent les écritures à partir des informations fournies par l’utilisateur. Par exemple, chaque mois, l’écriture pour constater le loyer dû par le locataire est générée. De même que celle pour constater les honoraires facturés au propriétaire.

Pour mieux comprendre la suite de cet article, voici un bref aperçu du fonctionnement de la gestion locative. Les loyers dus par les locataires s’enregistrent au débit dans des comptes de « Tiers débiteurs » (46711), fonctionnant de la même manière que des comptes clients. Ces comptes se créditent lorsque le locataire paie son loyer. Il est important de noter que les locataires ne sont pas considérés comme des clients pour l’agence immobilière. L’agence collecte simplement des fonds pour le compte du bailleur en vue de les lui reverser ultérieurement. Les fonds reçus se créditent ensuite dans un compte « tiers créditeur », fonctionnant comme un compte fournisseur. Ces comptes se débitent lorsque les fonds sont reversés aux propriétaires et les honoraires d’agence sont facturés.

Syndic de copropriété et enregistrement des honoraires de gestion

Si votre agence immobilière agit également en tant que syndic de copropriété, cela implique également une gestion financière précise et spécifique. Plus les copropriété sont importantes, plus la gestion comptables et financière sera minutieuse.

La tâche principale de l’agence de gestion immobilière agissant comme syndic est de collecter les charges de copropriété des propriétaires. Cela comprend également la gestion des appels de fonds pour les travaux ou les dépenses imprévues, le règlement des fournisseurs de services comme les prestataires d’entretien ou les entreprises de gestion des déchets, et la gestion du budget global de la copropriété.

La comptabilité dans ce contexte doit être précise et transparente. Elle doit refléter fidèlement les mouvements de fonds entre les différents acteurs impliqués dans la copropriété. Cela inclut la tenue de registres précis des charges collectées, des paiements effectués aux fournisseurs et des transactions financières liées au fonctionnement quotidien de la copropriété.

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Les obligations comptables liées au régime fiscal

Les obligations comptables des agences immobilières varient également en fonction de leur régime fiscal. Les régimes fiscaux applicables aux agences immobilière :

• micro BIC
• réel simplifié
• réel normal.

Décryptons ensemble quelles sont les obligations comptables inhérentes à chacun de ces régimes.

Les obligations comptables pour le régime micro BIC

Le régime micro BIC est applicable aux agences immobilière exerçant en tant qu’entreprises individuelles. Pour être éligible au régime micro BIC le chiffre d’affaires annuel hors taxes ne doit pas excéder 77 700 euros. Sous ce régime, les obligations comptables s’allègent. Elles consistent principalement à tenir un livre des recettes et un registre des achats, ainsi qu’à déclarer le chiffre d’affaires réalisé.

Livre des recettes : Les entreprises relevant du micro BIC doivent enregistrer quotidiennement toutes leurs recettes dans un livre des recettes. Ce document doit indiquer :

• la nature des recettes
• leur montant
• es références des pièces justificatives.

Il sert à vérifier que les plafond de chiffres d’affaires sont respecté.

Déclaration du chiffre d’affaires : Chaque année, une déclaration de chiffre d’affaires doit être effectuée par l’entreprise. Elle consiste à déclarer le montant total des recettes encaissées au cours de l’année civile, sans déduire les charges.

Déclarations fiscales : Les agences immobilières relevant du micro BIC bénéficient de simplifications en matière de déclarations fiscales. Elles doivent notamment remplir une déclaration annuelle de revenus (formulaire 2042 C Pro). Afin de déclarer leur chiffre d’affaires et leurs éventuelles plus-values. Les cotisations sociales sont calculées sur la base du chiffre d’affaires déclaré.

Obligations comptables pour le régime réel simplifié

Les agences immobilières relevant du régime réel simplifié doivent maintenir une gestion comptable détaillée. Cela comprend la tenue d’un livre journal et la production de bilans ainsi que de comptes de résultat simplifiés.

Gestion comptable détaillée : Contrairement au régime micro BIC, le régime réel Simplifié exige une comptabilité plus approfondie. Les agences immobilières doivent tenir

• Un livre journal : Enregistre toutes les opérations comptables de manière chronologique et détaillée.
• Bilans annuels et des comptes de résultat simplifiés : présentent la situation financière et les performances de l’entreprise.

Déclarations fiscales et obligations annexes : Les agences immobilières sous le régime réel simplifié doivent effectuer des déclarations fiscales plus complexes.

• Remplir des liasses fiscales détaillées. Ces liasses fiscales comprennent des formulaires spécifiques pour déclarer les bénéfices, les charges déductibles, les amortissements, etc.
• Déclarations de TVA régulières en fonction de leur activité et de leur régime d’imposition.

Obligations comptables pour le régime réel normal

Les agences immobilières relevant du régime réel normal doivent maintenir une comptabilité approfondie, comprenant l’établissement d’un bilan comptable, d’un compte de résultat complet et d’annexes détaillées.

Comptabilité approfondie : Sous le régime réel normal, les agences immobilières doivent produire :

• Un bilan annuel : Présente la situation financière de l’entreprise à la fin de l’exercice comptable.
• Un compte de résultat complet : Détaille les produits et charges de l’année.
• Des annexes sont également requises pour fournir des informations complémentaires sur certains postes comptables.

Tenue du Livre Journal et du Grand Livre : Les agences immobilières doivent tenir un livre journal qui :

• Enregistre toutes les opérations comptables de manière chronologique et détaillée.
• Un grand livre qui récapitule toutes les écritures comptables par compte.

Déclarations fiscales complexes :

• Formulaires spécifiques pour déclarer les bénéfices
• Les charges déductibles, les amortissements, etc.
• Déclarations de TVA spécifiques en fonction de leur activité et de leur régime d’imposition.

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Faire appel à un expert-comptable agence immobilière

Faire appel à un expert-comptable est essentiel pour toute agence immobilière, quelle que soit sa taille. La complexité de la comptabilité liée aux activités immobilières justifie pleinement l’engagement d’un spécialiste compétent dans ce domaine.

Même pour les petites agences, et surtout lorsqu’elles se développent, les services d’un expert-comptable sont précieux. Les agences agissant en tant que syndic de copropriété ont également besoin d’une comptabilité détaillée et distincte pour chaque copropriété, ce qui rend indispensable le recours à un expert-comptable expérimenté.

Un expert-comptable spécialisé en immobilier maîtrise les règles comptables spécifiques applicables au secteur et vous évite ainsi des erreurs coûteuses. Il est recommandé de choisir un professionnel possédant une expérience avérée dans le domaine immobilier.

Les missions d’un expert-comptable vont bien au-delà de la simple tenue de la comptabilité. En plus d’assurer une gestion comptable rigoureuse, il peut vous fournir des conseils précieux en matière d’optimisation fiscale, vous accompagner dans vos déclarations et formalités juridiques, et même réaliser des audits pour assurer la conformité et l’efficacité financière de votre agence.

Collaborer avec un expert-comptable spécialisé en immobilier est un investissement judicieux qui vous permettra de gagner en sérénité et d’optimiser la gestion financière de votre agence immobilière.