Remboursement des indemnités kilométriques pour les dirigeants d’entreprise

Découvrez comment les dirigeants d’entreprise peuvent se faire rembourser efficacement leurs indemnités kilométriques et optimiser leurs frais de déplacement professionnels.

• Vous êtes indépendant, gérant de SARL ou EURL et vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de votre société ?
• Vous êtes président de SAS et vous souhaitez vous faire rembourser les trajets effectués au nom de votre entreprise avec votre voiture ?
• Mais quels trajets peuvent être inclus dans les indemnités kilométriques (IK) ?
• Quelle est la valeur les kilomètres parcourus avec votre voiture ?
• Qu’est-ce qui est pris en compte dans les indemnités kilométriques (IK) ?
• Est-ce que je vais payer des charges ou des impôts si je me verse des indemnités kilométriques ?

Nous vous expliquons ici tout ce qu’il y a savoir sur le remboursement des indemnités kilométriques par votre société.

Que comprennent les indemnités kilométriques (IK) ?

La valorisation des indemnités kilométriques est déterminée par un barème établi chaque année par l’administration.

Ce barème repose sur deux critères importants :

1. Distance annuelle parcourue avec le véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise.
2. Puissance fiscale du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux.

Kilomètres parcourus par le véhicule

La valeur du kilomètre dépend de la distance parcourue sur une année, selon les tranches suivantes :

• Jusqu’à 5 000 km par an.
• De 5 001 km à 20 000 km par an.
• Plus de 20 000 km par an.
• Puissance fiscale du véhicule

Puissance fiscale du véhicule

La puissance fiscale, indiquée en nombre de chevaux fiscaux ou CV, est mentionnée sur la carte grise du véhicule. Vous pouvez retrouver cette information à la case P6.

Le barème kilométrique pour une voiture varie en fonction de cinq tranches :

• 3 CV et moins.
• 4 CV.
• 5 CV.
• 6 CV.
• 7 CV et plus.

Il est important de noter que plus la puissance fiscale est élevée, plus la valeur du kilomètre augmente. En optimisant la prise en compte de ces critères, vous pourrez valoriser au mieux vos indemnités kilométriques.

Barème des indemnités kilométriques en 2022 pour les voitures

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures en 2022 :

Comment justifier les indemnités kilométriques de manière optimale ?

Le système des indemnités kilométriques présente un avantage majeur : sa simplicité.

En effet, vous n’avez pas besoin de conserver des factures de carburant ou de réparations pour justifier le remboursement des frais kilométriques. Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier chaque kilomètre pour lequel des frais ont été remboursés dans le cadre professionnel.

Pour cela, il est nécessaire de noter les informations suivantes pour chaque trajet :

• La date.
• L’heure.
• Le motif.
• Le point de départ.
• Le point d’arrivée.
• La distance parcourue.
• Le véhicule utilisé.

Ces informations peuvent être demandées par l’administration lors d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle URSSAF.

Si vous ne pouvez pas justifier ces déplacements, les indemnités correspondantes pourraient être requalifiées au minimum en rémunération, entraînant ainsi un redressement fiscal et social.

Heureusement, des outils tels que Tiime, notre logiciel partenaire de gestion d’entreprise, vous permettent de noter facilement ces informations en ligne depuis votre téléphone ou votre ordinateur, et de suivre tout au long de l’année le montant des indemnités kilométriques déductibles.

Conclusion

Les indemnités kilométriques permettent aux gérants ou dirigeants de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel pour des trajets professionnels.

Ces indemnités couvrent les dépenses engagées, telles que l’acquisition du véhicule, le carburant et l’entretien.

Elles ne sont pas assujetties aux charges sociales ni à l’impôt sur le revenu.

Elles sont déductibles au niveau de votre société.

En cas de contrôle, il est essentiel de pouvoir justifier la réalité des déplacements ayant donné lieu à ces indemnités kilométriques.

Votre expert-comptable est parfaitement qualifié pour vous accompagner et vous conseiller au mieux afin d’analyser la pertinence et la faisabilité de la mise en place d’indemnités kilométriques.